Zoek binnen de Belastingdienst

Opzet Administratie
voor particulieren

Opzet Administratie

Wanneer uw onderneming eenmaal draait, wilt u natuurlijk direct al weten wat er rond uw onderneming allemaal voorvalt. U wilt van alles weten over uw klanten. Wie zijn ze? Wat zijn hun wensen? Hoeveel bestellingen komen binnen? Wanneer moet u leveren? Hoeveel moet u inkopen? Maar u wilt ook weten wat er binnen uw onderneming gebeurt. Hoeveel geld heeft u uitgegeven? Hoeveel geld heeft u binnengekregen? Hoeveel zit er nog in kas?

Allemaal informatie die u uit een goed bijgehouden administratie kunt halen. Zo kunt u op tijd nieuwe ontwikkelingen voorzien en daarop inspelen en kunt u op het juiste moment de juiste beslissingen nemen. Daarom is het belangrijk een goede administratie op te zetten. U legt daarmee vast wat er in uw onderneming gebeurt en u houdt overzicht. En het is daarmee veel gemakkelijker om uw aangiftebiljetten in te vullen.

1. Waarom is een goede administratie belangrijk?

“Administratie” wil zeggen: alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook kladaantekeningen) of elektronisch (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt. Een goed opgezette en overzichtelijke administratie is van groot belang: niet alleen om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook voor uw bedrijfsvoering. Als ondernemer bent u overigens ook wettelijk verplicht een goede administratie bij te houden die is afgestemd op de aard van uw bedrijf. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie – zelfs als uw onderneming nog niet een feitelijk van start is gegaan.

  • Voor uw bedrijfsvoering
    Met een goed bijgehouden administratie heeft u snel de beschikking over de cijfers en resultaten om inzicht te krijgen in uw kosten, uw omzet en uw winst. Aan de hand hiervan kunt u vooruitzien op ontwikkelingen en uw activiteiten bijstellen.
  • Voor het invullen van uw aangiften
    Als u bijvoorbeeld geen duidelijke overzichten heeft van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting niet kunnen invullen.
  • Als bewijs tegenover de Belastingdienst
    Omdat de Belastingdienst moet kunnen controleren hoeveel belasting u verschuldigd bent, bent u verplicht uw administratie duidelijk en overzichtelijk in te richten. De administratie vormt de basis van uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is, of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal dan zelf uw omzet en winst vaststellen, en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het vervolgens niet eens bent met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet: “omkering van bewijslast”.

Hoe lang moet u uw administratie bewaren?
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie tien jaren te bewaren.

Wat behoort allemaal tot uw administratie?
Alle gegevens over uw onderneming die u, op papier of in elektronische vorm, vastlegt, behoren tot uw administratie. Bijvoorbeeld:

  • kasadministratie (óók kladaantekeningen) en kassabonnen;
  • financiële aantekeningen, zoals inkoop- en verkoopboek;
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen;
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
  • bank- en giroafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
  • agenda’s en afsprakenboeken;
  • correspondentie;
  • software en databestanden.

2. Het voeren van een kasadministratie

De kasadministratie is de eerste vastlegging van een groot deel van de dagelijkse activiteiten op financieel gebied. Veel financiële zaken worden immers contant afgehandeld. Het is daarom van groot belang dat de kasadministratie op juiste wijze wordt gevoerd (én bewaard). De kasadministratie is in de onderneming als het ware de basis van de administratie.

De Belastingdienst hecht grote waarde aan een juiste kasadministratie. Een groot deel van de correcties die door de Belastingdienst wordt aangebracht in de winstberekening van ondernemingen vloeit voor uit een onjuiste of onvolledige kasadministratie.

In de belastingwetgeving is niet geregeld hoe een kasadministratie er uit moet zien. De kasadministratie kan bestaan uit een kasboek maar ook uit losse kasbladen.

In de praktijk zijn een aantal uitgangspunten geformuleerd waaraan een goede kasadministratie voldoet, te weten:

  • alle contante financiële handelingen dienen te worden geboekt;
  • de boekingen dienen regelmatig en op de juiste datum plaats te vinden;
  • de kasadministratie dient regelmatig te worden “afgesloten”(= bepalen van het administratieve kassaldo);
  • de boekingen van met name de uitgaven moeten worden gedekt door bescheiden;
  • contante ontvangsten en ontvangen cheques worden apart verwerkt. 

3. Welke administratieve verplichtingen gelden voor de omzetbelasting?

Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel omzetbelasting u aan de Belastingdienst moet betalen. Voor de praktijk betekent dit dat u van de volgende zaken overzicht per tijdvak (maand) bijhoudt, bijvoorbeeld in

  • de vorm van een verkoopboek en kas-, bank- en giroboek:
  • facturen die u uitschrijft;
  • ontvangsten
  • privé-gebruik van goederen en diensten.

Als u zaken doet met het buitenland, dan houdt u de leveringen afzonderlijk bij.

Met welke administratieve verplichtingen krijgt u te maken als u werkgever bent?
Als u personeel in dienst heeft, krijgt u te maken met administratieve verplichtingen voor de loonbelasting: u moet een loonadministratie aanleggen.

4. Aanleggen en onderhouden van uw loonadministratie

Als u één of meer werknemers in dienst neemt, moet u een loonadministratie gaan bijhouden. Deze administratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dat is nodig om de juiste gegevens te kunnen verstrekken aan de Belastingdienst. Bovendien moeten de gegevens zo worden geadministreerd, dat ze toegankelijk zijn voor controle door de Belastingdienst.
U kunt ook een computerprogramma gebruiken voor uw loonadministratie.

De formulieren die u nodig heeft voor de loonadministratie kunt u downloaden van onze website.